У той час, коли ми маємо дотримуватися соціального дистанціювання та водночас тісно співпрацювати, сучасні технології відіграють ключову роль. Чим краще ІТ-команди компанії зможуть здійснити цей перехід, тим більше вони зможуть допомогти співробітникам і колегам відчути впевненість і підтримку. Western Digital пропонує вісім порад для ваших ІТ-команд.
В якості попереднього заходу в рамках коронавірусної кризи все більше компаній, компаній, а також уряди окремих країн рекомендують або навіть прямо рекомендують працювати вдома. Зараз перед ІТ-командами стоїть завдання здійснити цей перехід і захистити системи даних, мобільні комп’ютерні пристрої та програми в нових умовах. Перед ними стоїть завдання забезпечити, щоб співробітники та колеги почувалися безпечно пов’язаними та повністю продуктивними, навіть працюючи вдома. Ми зібрали кілька порад від наших ІТ-команд, які можуть допомогти з цими змінами та забезпечити більш успішний робочий процес.
Не зволікай. Почніть сьогодні (буквально відразу)
Більшість компаній і фірм вже перевели частину своєї робочої сили в рідне середовище. Але якщо це лише мала частина, будьте готові до зовсім іншого сценарію, якщо сотні чи тисячі людей потребуватимуть віддалених підключень до віртуальних систем одночасно. Якщо ваш бізнес ще не впровадив роботу з дому або лише частково, скористайтеся цим часом, щоб підготуватися до потенційної ситуації, коли більшості співробітників знадобиться доступ до програм і даних із віддалених місць. Бути на крок попереду вашої інфраструктури даних і заздалегідь отримати вказівки та документацію допоможе забезпечити плавний перехід до нового способу роботи у вашому бізнесі в ці критичні часи.
Тестувати до першої невдачі
Перевірте свої системи, щоб переконатися в продуктивності, надійності та масштабованості. Тестує програми та апаратну інфраструктуру на максимальне навантаження. Перевірте, скільки підключень може обслуговувати ваша VPN. І відправте ІТ-команду спробувати працювати вдома. Дізнайтеся, де можуть бути прогалини та слабкі місця під час віддаленої роботи. Набагато краще дізнатися, що ламається під час тестування, ніж тоді, коли система повністю покладається на співробітників. Тому заздалегідь дізнайтеся, де є слабкі місця, і негайно їх усуньте.
Пропонуйте правильний варіант серед безлічі засобів зв’язку та безпеки
Існує незліченна кількість програм для віртуальних зустрічей, брифінгів, обміну документами, створення проектів та інших інструментів управління, і ймовірно, що люди у вашому бізнесі сьогодні використовують декілька (авторизованих чи ні). Настав час запровадити офіційні інструменти та програми, якими повинні користуватися співробітники. Перевірте кількість ліцензій і складіть інструкції (доступні та спільні) щодо встановлення та використання вибраних програм.
Будьте готові до безперервного моніторингу та підтримки 24/7
З кожною новою ситуацією вам потрібно буде ретельно стежити за інфраструктурою та мати можливість в режимі реального часу реагувати на збої. Будьте готові надавати ІТ-підтримку ширше та в різний час доби.
Встановіть політику щодо використання ноутбуків, периферійних пристроїв і доступу до послуг
Вам потрібно буде запровадити вказівки та правила щодо того, як ваша компанія може підтримувати працівників, які працюють вдома, такими інструментами, як доступ до Інтернету та технічне обладнання. Ви повинні отримати відповіді на такі запитання:
- Скільком співробітникам знадобиться ноутбук для роботи вдома? Скільки ноутбуків ви можете надати?
- Чи буде компанія платити за підключення до Інтернету та телефонні дзвінки?
- Що робити, якщо хтось не має або недостатньо підключений до Інтернету?
- Який підхід та інструкції щодо замовлення периферійних пристроїв, таких як клавіатури, монітори, гарнітури тощо?
Створіть практичну (і доступну) документацію
Чим більше ви зможете підтримати віддалену робочу силу у використанні правильних інструментів, тим більше ви вплинете на продуктивність компанії, а також на позитивний настрій у компанії. Підготуйте відповідну документацію та ресурси, щоб усі могли працювати краще – як працівники, які зараз працюють вдома, так і ваша власна ІТ-команда. Переконайтеся, що ви створили чітке місце, де співробітники зможуть знайти інструкції та посібники щодо встановлення вибраних програм та інструментів і де знайти ці програми. Також знайдіть хвилинку, щоб переконатися, що всі ваші документи, файли та доступ до облікових записів для всіх систем доступні для всіх ключових членів вашої ІТ-команди.
Повторіть
Зараз також гарний час, щоб дізнатися, що ще можна автоматизувати у ваших робочих процесах. Особливо питання до технічної підтримки. Ви зіткнетеся з багатьма подібними запитаннями, а такі інструменти, як чат-боти зі штучним інтелектом, допоможуть зменшити тиск на вашу ІТ-команду. Все, що можна автоматизувати, звільняє вашу команду для виконання більш складних завдань.
Разом ми можемо створити кращий Домашній офіс
Поради та поради щодо того, як створити робочий простір, організувати робочу поверхню, як співпрацювати з сім’єю в спільних просторах або планувати перерви та простої – навіть з цим вам може знадобитися допомогти колегам досягти максимальної продуктивності, перебуваючи на безпечному зв’язку з твій дім. Використовуйте різноманітні засоби спілкування – навчальні посібники, обмін досвідом, спільні робочі зустрічі – і допоможіть знайти способи бути більш ефективними та ще краще спілкуватися у віртуальному середовищі. Ви можете запропонувати віртуальні послуги для трохи більш особистого спілкування типу служби підтримки, ви можете створити простір для неформального обговорення поза роботою. Будь креативним.
Технології зараз відіграють ключову роль. Потрібно допомагати людям підтримувати зв’язок один з одним у той час, коли ми змушені зберігати соціальну ізоляцію. Ці несподівані зміни створюють виклик як ІТ-інфраструктурі, так і моральному духу працівників. ІТ-команди, які працюють краще, можуть значно сприяти успішним змінам у спілкуванні. Чим більше ІТ-команд допомагатимуть, тим більше співробітники відчують підтримку та підтримуватимуть позитивну взаємодію. Ми хотіли б подякувати нашим ІТ-командам за їх наполегливу роботу, інновації та терпіння під час цієї зміни. А читачам… будьте здорові, якомога більше спілкуйтеся та пам’ятайте… резервну копію!
